Organisatorische Hinweise - bitte unbedingt beachten!

Bitte die folgenden Hinweise sorgfältig lesen und umsetzen! Es hat sich gezeigt, dass es bei Nichtbeachten große Probleme geben kann. Es sind nicht nur die Wünsche der Kunden (Spendengeber) unbedingt zu beachten, die durch mich vermittelt werden. Auch die steuerlichen und spendenrechtlichen Vorgaben müssen unbedingt eingehalten werden.

1. Ansprechpartner / Projektmanagement
   Kernstück meines Konzeptes ist es, dass das gesamte Projektmanagement durch mich geleistet wird und somit alle Fäden bei mir zusammem laufen. Grundlage dafür sind wichtige Erfahrungen aus der Vergangenheit.
   Für alle Fragen im Zusammenhang mit den von mir eingereichten Sachspenden-Aufträgen bin die Ansprechpartnerin sowohl für die Spendengeber (Firmen) wie auch für die Spendenempfänger. Ein direkter Kontakt untereinander sollte nur nach vorheriger Absprache mit mir stattfinden.
   
   
2. Auftragsweitergabe an die Werkstatt (durch Agentur für soziale Kooperationen)
   Jeder Sachspendenauftrag wird zeitnah von mir schriftlich an die Werkstatt weitergegeben. Im Auftrag sind folgende Angaben enthalten:
   - die Höhe des Auftragswertes,
   - vollständige Adresse des Spendengebers (Rechnungsempfängers) mit Kontaktdaten und Ansprechpartner,
   - vollständige Adresse des Spendenempfängers mit Kontaktdaten und Ansprechpartner,
   - Nennung der gespendeten Artikel.
   Manchmal vergeht ein zu langer Zeitraum (+ 2 Wochen) vom Zeitpunkt der Auftragserteilung durch die Firma bis zur Einreichung der Bestellliste durch den Spendenempfänger bei mir. Damit die Werkstatt weiß, dass ein Auftrag erfolgt ist, wird nur die Auftragshöhe genannt und die Beststellliste wird nachgereicht.
   In diesen Ausnahmefällen wird die Rechnung erstellt mit einem Sondertext. Dazu nähere Hinweise unter 5.)
   
   
3. Spenden- bzw. Auftragsbestätigung (durch Agentur für soziale Kooperationen)
   Spendengeber und Spendenempfänger erhalten von mir eine E-Mail-Bestätigung über die Sachspende.
   Inhalt dieser Bestätigung ist
   - die Nennung der ausführenden Werksatt,
   - die Höhe des Auftragswertes,
   - die vollständige Adresse des Kunden bzw. des Spendenempfängers jeweils mit Kontaktdaten und Ansprechpartner.
   
   
4. Auftragsbestätigung (durch die ausführende Werkstatt)
   Wenn bei Auftragseinreichung die gespendeten Artikel noch nicht An den Spendenempfänger muss von der ausführende Werkstatt eine schriftliche Bestätigung über den Sachspendenauftrag bekommen. Inhalt der Auftragsbestätigung muss sein:
   a) an den Kunden:
       - Höhe der Sachspendenauftrages mit Mehrwertsteuersatz
       - Hinweis, dass der Auftrag über Agentur für soziale Kooperationen vermittelt wurde
       - Vollständige Adresse des Spendenempfängers mit Ansprechpartner und Telefonnummer
   b) an den Spendenempfänger
       - Höhe der Sachspendenauftrages mit Mehrwertsteuersatz
       - Hinweis, dass der Auftrag über die Agentur für soziale Kooperation vermittelt wurde
       - Vollständige Adresse des Kunden/Spendengebers mit Ansprechpartner und Telefonnummer
    Wenn die Artikel von mir noch nicht genannt werden, sollte dem Spendenempfänger zusammen mit der Sachspendenbestätigung ein Katalog/Sortimentsübersicht zugeschickt werden.
   
   
5. Rechnungstellung an den Kunden
   Die Rechnung an den Spendengeber wird sofort nach Einreichen des Auftrages gestellt.
   Die Rechnung muss folgenden Text enthalten:
   

   „Gemäß dem von unserer Repräsentantin, Frau Leipholz, eingereichten Auftrag liefern wir Ware als SACHSPENDE gegen abzugsfähige Spendenbescheinigung."

   - Es folgt die vollständige Anschrift des Spendenempfängers und
   - die Auflistung der gespendeten Artikel
   
   >>> Wenn zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannt ist, was im Detail geliefert wird, genügt der Satz
   „Gemäß dem von unserer Repräsentantin, Frau Leipholz, eingereichten Auftrag liefern wir Ware als SACHSPENDE gegen abzugsfähige Spendenbescheinigung."
   
   Bitte immer eine Kopie der Rechnung als PDF-Datei an die Agentur für soziale Kooperationen senden.
   
   WICHTIG - UNBEDINGT BEACHTEN:
   Die Rechnung muss erst durch den Spendengeber bezahlt werden, bevor die Ware ausgeliefert wird.
   
   
6. Abwicklung der Sachspenden-Lieferung
   Sobald die Rechnung bezahlt ist, werden die Sachen ausgeliefert. Es werden keine Teillieferungen gemacht, es sei denn, bestimmte Artikel sind erst zu einem viel späteren Zeitpunkt lieferbar. Bitte dann mit mir absprechen.
   
   Der Spendenempfänger benötigt für die Sachspendenbescheinigung einen Beleg, aus dem der Anschaffungswert hervorgeht. Zu diesem Zweck wird dem Warenpaket - neben dem Lieferschein - eine Kopie der Rechnung beigefügt.
   
   Folgede Informationen müssen zwingend den Warenbegleitpapieren zu entnehmen sein oder separat per Post geschickt werden:
   
   Name der Person/Firma, die die Spende macht.
   Anzahl und Art der gelieferten Ware.
   Das Datum der Lieferung.
   Der Mehrwertsteueranteil muss deutlich hervor gehen.
   Zwingend muss auf der Rechnung oder Lieferschein vermerkt sein: „gegen Zuwendungsbestätigung“.
   
   
7. Provisionszahlung
   Es gilt der vorher vereinbarte Provisionssatz zuzüglich 19 % Mehrwertsteuer.
   a) Wenn die Werkstatt ein internes Provisions-Abrechnungssystem nutzt, wird die Abrechnung zum Ende des jeweiligen Monats vorgenommen. Auf der Abrechnung muss die Auftragshöhe, der Auftraggeber (Spenderfirma), nach Möglichkeit der Projektname (Spendenempfänger) und die Provisionshöhe aufgeführt sein.
   b) In allen anderen Fällen reiche ich zusammen mit dem Auftag meine Provisionsrechnung  ein.  Meine Provision wird sofort - spätestens 7 Tage - nach Eintreffen des Kundenauftrages bei der Werkstatt fällig.